メールラベルで分類してフィルタで自動振り分け
Gmailのメールを整理するのに、特に便利なのが「ラベル」と「フィルタ」機能だ。ラベルはカテゴリ別にメールを分類するためのもので、あらかじめ「仕事」「プライベート」「後で読む」といったラベルを作成しておき、メールに付けておくことで、メールを効率的に管理できる。
Gmailのメニューからラベルごとのトレイを開けば、そのラベルが付いたメールのみが表示される。１つのメールに複数のラベルを付けておくこともできる。ただ、個別のメールにいちいち手動でラベルをつけていくのは面倒だ。そこで、設定した条件に従って、自動的にメールにラベルを付けるなど振り分けを行えるフィルタ機能をあわせて利用しよう。
たとえば、特定の差出人からメールを、「仕事」ラベルに振り分けたり、件名に「セール」が付くメールを「メルマガ」に振り分けたりといったことができる。
ラベルを付けるだけでなく、ジョス品トレイをスキップしてアーカイブする、スターを付ける、他のアドレスに転送するといった振り分け設定も可能だ。
このラベルとフィルタを適切に設定しておけば、膨大なメールからでも必要なメールをすばやく探し出せるようになる。ただし、新規ラベルの作成やアプリではお粉内。ウェブ版のGmailで行う必要があるので、パソコンのブラウザなどで操作しよう。
ラベルとフィルタを作成してメールを自動振り分けする
① ブラウザの設定でラベルを管理
ブラウザでウェブ版のGmailにアクセスし、「設定」→「ラベル」タブで作成済みのラベルを管理できる。新規作成は「新しいラベルを作成」をクリック。
② 新規ラベルを作成する
「仕事」「プライベート」などのラベルを作成しておこう。親ラベルを選択しｔえ、下位の子ラベルとして設定することも可能だ。
③ 振り分けタイメールを開く
ラベルを作成したら、続いて自動的にラベルを付けたい相手のメールを開こう。「その他」→「メールの自動振り分け設定」をクリック。
④ フィルタ条件を設定する
振り分け条件の設定画面が開く。メールの送信元アドレスや、件名などを条件に指定して、「この検索条件でフィルタを作成」をクリック。
⑤ フィルタの処理内容を設定する
どう処理するかを設定する。「ラベルを付ける」にチェックし、自動でつけるラベルを指定しよう。「◯件の一致する〜」にチェックすれば、過去のメールにも適用される。
⑥ 作成したフィルタを管理する
「設定」→フィルタとブロックリストタブで、作成したフィルタを管理できる。各フィルタの「編集」をクリックして再編集、「削除」をクリックで削除。
⑦ フィルタ条件に従って自動でラベルが付く
Gmailアプリで受信メールをチェックしてみよう。指定したアドレスからm−得るに、女づでラベルが付いているはずだ。
⑧ メニューからラベルを選んでタップ
特定のラベルが付いたメールのみを確認したい場合は、左上のメニューボタンをタップして、「ラベル」側にあるラベル名をタップしよう。
⑨ 特定のラベルのメールのみ確認できる
選択したラベルが付けられたメールのみをチェックできる。複数のラベルをつけたメールは、それぞれのラベルで表示される。
